बकाया (receivables)
Tally में बकाया (outstanding) कैसे देखें और WhatsApp पर रिमाइंडर भेजें
बकाया देखना एक काम है, उसे वसूलना दूसरा। पहले Tally का अपना तरीका, फिर वह तरीका जिसमें हर party, हर वादा और हर follow-up एक जगह दिखे।
सीधा जवाब: Tally में बकाया सही दिखे, इसके लिए party ledgers में bill-wise details चालू होनी चाहिए; फिर Tally की outstanding reports में हर party के खुले bills और वे कितने पुराने हैं, यह दिखता है। TallyNexa यही बकाया फ़ोन पर party और उम्र के हिसाब से दिखाता है, वादे और call list रखता है, और आपके अपने WhatsApp नंबर या mailbox से रिमाइंडर भेजता है।
पहले Tally में: बकाया कैसे देखें
Tally में party-wise बकाया तभी सही आता है जब customer के ledger में bill-wise details चालू हों और हर sales entry पर bill का reference दिया गया हो। Payment आने पर receipt को उसी bill के against लगाना ज़रूरी है। ऐसा न करें तो पैसा On Account में पड़ा रहता है और bill खुला दिखता रहता है, भले customer ने पैसा दे दिया हो।
इसके बाद Tally की outstanding reports में receivables, party-wise बकाया और bills की उम्र (ageing) मिल जाती है। यहाँ से आप देख सकते हैं कि किस customer का कौन-सा bill कितने दिन से रुका है।
TallyPrime के हाल के releases में WhatsApp पर रिमाइंडर भेजने की सुविधा भी आई है। यह किस version में है और कैसे चालू होती है, इसके लिए Tally की help देखें।
असली मुश्किल कहाँ आती है
रिपोर्ट ऑफ़िस के कंप्यूटर पर रहती है, और वसूली का काम फ़ोन पर होता है। किस customer से किसने कब बात की, उसने कौन-सी तारीख़ बोली, रिमाइंडर गया या नहीं, यह सब किसी डायरी या किसी की याददाश्त में रहता है। महीने के आख़िर में पता चलता है कि आधे फ़ोन हुए ही नहीं।
TallyNexa में बकाया और रिमाइंडर
- बकाया party के हिसाब से और उम्र के हिसाब से, यानी कौन-सा पैसा कितने दिन से रुका है, फ़ोन पर।
- वादे (promises): customer ने जो तारीख़ बोली, वह उसी party के साथ दर्ज रहती है।
- Call list: आज किसे फ़ोन करना है, एक सूची में।
- रिमाइंडर WhatsApp या email पर, आपके अपने WhatsApp नंबर या आपके अपने mailbox से, ताकि customer को संदेश आपकी तरफ़ से दिखे।
- हर follow-up का log: किसे, कब, क्या भेजा गया और किसने भेजा।
- रोज़ सुबह 8 बजे की WhatsApp summary में overdue customers भी आते हैं।
TallyNexa बकाया सीधे आपकी Tally books से लेता है, इसलिए कोई अलग list नहीं बनानी पड़ती। Tally में receipt लगते ही, अगली sync में यानी कुछ मिनटों में, वह bill सूची से हट जाता है। ऑफ़िस का कंप्यूटर बंद हो, तब भी पिछली sync तक का बकाया फ़ोन पर दिखता रहता है।
रिमाइंडर किस plan में
| माध्यम | किसके नाम से जाता है | Plan |
|---|---|---|
| आपका अपना mailbox | Business plan और ऊपर | |
| आपका अपना WhatsApp नंबर | Group plan |
Insight plan सिर्फ़ देखने के लिए (read-only) है। उसमें बकाया दिखता है, पर रिमाइंडर भेजने के लिए Business plan (email) या Group plan (WhatsApp) चाहिए।
रोज़ का तरीका
- सुबह WhatsApp summary में देखिए कि कौन-से customers overdue हैं।
- TallyNexa में call list खोलिए और सबसे पुराने या सबसे बड़े बकाये से शुरू कीजिए।
- फ़ोन पर बात हो तो customer की बोली हुई तारीख़ वादे के रूप में लिख लीजिए।
- जिनसे बात नहीं हुई, उन्हें अपने नंबर या mailbox से रिमाइंडर भेजिए।
- Payment आए तो Tally में receipt उसी bill के against लगाइए; अगली sync में बकाया अपने-आप घट जाता है।
इस तरह मालिक, accountant और वसूली करने वाला, तीनों एक ही सूची देखते हैं, और किसी को यह पूछना नहीं पड़ता कि फ़लाँ party से बात हुई या नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
Tally me outstanding kaise dekhe?
पहले customer के ledger में bill-wise details चालू कीजिए और हर sales entry पर bill का reference दीजिए। फिर Tally की outstanding reports में receivables और party-wise बकाया दिखता है। यही बकाया फ़ोन पर, party और उम्र के हिसाब से, TallyNexa में भी देख सकते हैं।
Tally में bill-wise बकाया सही क्यों नहीं दिख रहा?
आम तौर पर दो वजहें होती हैं: ledger में bill-wise details चालू नहीं हैं, या receipt किसी bill के against न लगाकर On Account में डाल दी गई है। Receipt को सही bill के against लगाते ही बकाया ठीक दिखने लगता है।
क्या TallyNexa से रिमाइंडर मेरे अपने नंबर से जाएगा?
हाँ। WhatsApp रिमाइंडर आपके अपने WhatsApp नंबर से जाते हैं (Group plan) और email रिमाइंडर आपके अपने mailbox से (Business plan और ऊपर)।
क्या Tally से ही WhatsApp रिमाइंडर नहीं जा सकता?
TallyPrime के हाल के releases में यह सुविधा आई है; किस version में और कैसे, यह Tally की help में देखें। TallyNexa इसके साथ वादे, call list, हर follow-up का log और फ़ोन पर बकाया भी देता है।
किसे कब याद दिलाया, यह कहाँ दिखेगा?
TallyNexa हर follow-up का log रखता है: किस party को, कब, किस माध्यम से और किसने रिमाइंडर भेजा।